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Digitale Postverteilung
Postverteilungs-System mit FI-Bordmitteln

 

In den vergangenen Jahren wurde das Zentrale Dokumentenarchiv der FI vornehmlich dazu genutzt die papierhafte Ablage durch eine elektronische Ablage zu ersetzen. Die Digitalisierung der Unterlagen führte zu Kosteneinsparung bedingt durch die Reduzierung der Archivflächen sowie dem Wegfall der manuellen Pflege für das Papierarchiv. Der prozessuale Mehrwert der Digitalisierung wurde von den Sparkassen als eher gering bewertet.

Die MainActio GmbH und ihr strategischer Partner , sind überzeugt, dass die Digitalisierung von Dokumenten zukünftig mit einer Verbesserung bzw. Optimierung der Bearbeitungsprozesse verbunden sein wird und dadurch Kosteneinsparungen erzielt werden können.

Die Digitalisierung der Belege wird zukünftig dezentral in einer Geschäftsstelle wie auch zentral in der Poststelle einer Sparkasse erfolgen. Die logistische Anbindung und der Anfahrtsrhythmus der Geschäftsstellen kann dadurch verändert (z.B. von täglich auf zweimal wöchentlich) und Kosten eingespart werden.

Mit der Digitalisierung eines Beleges wird ein Folgeschritt ausgelöst. Dieser Folgeschritt kann die elektronische Ablage im Archiv und/oder eine IT-gesteuerte Weiterleitung des Beleges an den zuständigen Sachbearbeiter sein.

Selbstverständlich wird auch eine manuelle Weiterleitung der digitalisierten Belege möglich sein (sogenanntes „Dispatchen“). Über die manuelle Weiterleitung kann beispielsweise individuell auf Grundlage der Belegqualität oder des anzustoßenden Folgeprozesses (vergleichbar mit dem Eingangscheck im Kreditservice) der Beleg unterschiedlichen Empfängern zugeordnet werden.

Die Weiterleitung der digitalisierten Belege wird immer unter Nutzung von OSPlus erfolgen. Die Folgebearbeitung wird über ein Ereignis oder einen Serviceauftrag angestoßen. So wird der archivierte Beleg unmittelbar mit dem Arbeitsprozess verknüpft. Der „Auftragnehmer“ kann ein Mitarbeiter in Ihrer Sparkasse aber auch ein Mitarbeiter der MainActio GmbH sein. Die Belegweitergabe wird nachvollziehbar und Belegrückgaben oder Rejects erfolgen selbstverständlich „digital“.

Die Digitale Postverteilung ist der Zugangsweg für das digitale Betriebsmodell Ihrer Sparkasse. Die MainActio GmbH wird mit der Digitale Postverteilung zukünftig möglichst vieler Daten aus den digitalisierten Belegen auslesen, die dann über eine Schnittstelle in die Bearbeitungssysteme der FI übergeben werden könnten.

Die Digitale Postverteilung der MainActio GmbH ist selbstverständlich multikanalfähig, so dass auch über andere Eingangskanäle eingehende Aufträge über die Digitale Postverteilung weiterverteilt werden können.

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